在保密管理工作中，事半功倍的做法是，各種管理標(biāo)準(zhǔn)化，各項(xiàng)工作流程化，各項(xiàng)流程表單化。要想實(shí)現(xiàn)管理高效、簡(jiǎn)潔方便，就要在各種表單的設(shè)計(jì)上下功夫。各類(lèi)銷(xiāo)毀載體共用一個(gè)銷(xiāo)毀審批單，常會(huì)出現(xiàn)各類(lèi)載體交叉填寫(xiě)，既給待銷(xiāo)毀載體信息的準(zhǔn)確填寫(xiě)帶來(lái)很大不便，也給其分類(lèi)統(tǒng)計(jì)帶來(lái)很大困難。
如針對(duì)紙質(zhì)涉密載體的銷(xiāo)毀應(yīng)登記份數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息，對(duì)硬盤(pán)涉密載體的銷(xiāo)毀則要登記序列號(hào)、容量等信息，而這些很難在一張表上完整、準(zhǔn)確、方便地記載下來(lái)。針對(duì)銷(xiāo)毀載體品種多、數(shù)量大的特點(diǎn)，在保密管理制度修訂中，需明確將銷(xiāo)毀審批單按照載體類(lèi)型區(qū)分，分別設(shè)計(jì)紙質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤(pán)等涉密載體銷(xiāo)毀審批登記表。
通過(guò)分類(lèi)填寫(xiě)銷(xiāo)毀單，可進(jìn)一步嚴(yán)格銷(xiāo)毀載體分類(lèi)清點(diǎn)工作，同時(shí)，也為統(tǒng)計(jì)各類(lèi)銷(xiāo)毀載體帶來(lái)了方便。
規(guī)范移交程序 清晰責(zé)任劃分
為明確各方責(zé)任，在修改銷(xiāo)毀審批單的基礎(chǔ)上，可增加填寫(xiě)《銷(xiāo)毀載體移交（接收）單》環(huán)節(jié)。該表單的主要作用為：
一、是將清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)工作與銷(xiāo)毀工作進(jìn)行了清晰分割，前者為銷(xiāo)毀載體送交部門(mén)完成的工作，后者為保密部門(mén)完成的工作；
二、是便于匯總各部門(mén)的各類(lèi)銷(xiāo)毀載體。通過(guò)該表單可反映出各部門(mén)不同密級(jí)的各類(lèi)載體的銷(xiāo)毀數(shù)量，如，部門(mén)在移交的銷(xiāo)毀載體中，要清楚填寫(xiě)銷(xiāo)毀紙質(zhì)文件資料的數(shù)量，其中包括機(jī)密級(jí)文件和秘密級(jí)文件的詳細(xì)數(shù)量。
各部門(mén)保密員在對(duì)本部門(mén)銷(xiāo)毀載體進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、登記、審批后，交到保密處指定地點(diǎn)，保密處核查銷(xiāo)毀載體情況后，辦理交接手續(xù)并在《銷(xiāo)毀載體移交（接收）單》上簽字。后續(xù)集中銷(xiāo)毀工作由保密處負(fù)責(zé)完成，主要包括保密委領(lǐng)導(dǎo)審批，保密部門(mén)建賬、監(jiān)銷(xiāo)，以及送交地方保密行政管理部門(mén)設(shè)立的銷(xiāo)毀中心處理。
建立銷(xiāo)毀臺(tái)賬 確保賬物相符
保密工作檔案是單位保密工作開(kāi)展情況的憑證。其中，銷(xiāo)毀檔案管理與其他保密工作檔案管理不同，不僅要求要長(zhǎng)期保存，還要求方便查找涉密載體的銷(xiāo)毀情況和銷(xiāo)毀時(shí)間。而僅憑各類(lèi)銷(xiāo)毀單據(jù)難以達(dá)到此要求。
如何了解每次銷(xiāo)毀的整體情況，快速方便地追溯和查詢(xún)，是銷(xiāo)毀檔案管理需要解決的問(wèn)題。為此，可引用日常生產(chǎn)管理中的臺(tái)賬模式，通過(guò)建立銷(xiāo)毀臺(tái)賬，捋清銷(xiāo)毀檔案。
銷(xiāo)毀臺(tái)賬的建立沒(méi)有固定格式，可包括：部門(mén)、各類(lèi)介質(zhì)（硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)、紙質(zhì)品及其他載體）銷(xiāo)毀數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、統(tǒng)計(jì)結(jié)果等。
不同類(lèi)型載體可分不同密級(jí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)
建立銷(xiāo)毀臺(tái)賬看似費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加了保密部門(mén)的工作量，但實(shí)際上通過(guò)整理臺(tái)賬可起到以下作用：
一、是將各部門(mén)所有銷(xiāo)毀載體整合到一張表格上，方便清楚了解各部門(mén)的整體銷(xiāo)毀情況，可謂“一紙?jiān)谑?，就知有沒(méi)有”；
二、是臺(tái)賬的整理過(guò)程是進(jìn)一步核查賬物是否相符的過(guò)程，也是對(duì)銷(xiāo)毀表單的梳理過(guò)程，起到了強(qiáng)化銷(xiāo)毀管理的作用；
三、是臺(tái)賬的建立不僅提高了檔案管理水平，也成為銷(xiāo)毀管理工作成效的展臺(tái)。